Application de gestion du Registre d'Activité
Le registre d'activités concentre tous les traitements de données personnelles que nous sommes amenés à faire
Ouvrir l'application
Connexion à l'application
Prérequis : connaître son mot de passe MONA et être autorisé à utiliser l'application
Pour vous connecter à l'application de gestion de notre registre RGPD, vous pouvez utiliser le lien présent dans MONA, ou directement via le lien ci-dessous :
https://ccps.alwaysdata.net/rgpd/registre/index
identifiez-vous avec vos identifiants "MONA" propres à la CCPS (qui fonctionnent également avec l'intranet, le VPN, etc).
les Fiches d'activités
Consulter les fiches d'activité
Le registre RGPD est constitué d'un certain nombre de fiches d'activités, gérées par les services respectifs qui représente l'ensemble des traitements de données personnelles de notre collectivité. Il est évident qu'aucun traitement (ex : création d'un fichier Excel ...) ou aucune collecte (ex : formulaire en ligne type FramaForms ...) ne doit être réalisé sans que ce traitement ne rentre dans le cadre défini par la fiche d'activité.
Pour consulter le registre, une fois connecté, il suffit de cliquer sur le premier item du menu :
L'ensemble des fiches sont alors présentées. Un moteur de recherche est présent pour rechercher rapidement la fiche concernée.
Editer une fiche d'activité (consultation)
Vous pouvez afficher une fiche d'activité en cliquant simplement sur l'icône d'édition, à droite de la fiche :
Cela vous permettra d'afficher la fiche d'activité selon ses modifications les plus récentes :
Exporter une fiche d'activité
Il est possible d'exporter une fiche d'activité, dans un fichier Excel suivant les recommandations et les modèles de la CNIL en cliquant sur le bouton d'export :
Vous pouvez ouvrir la fiche, et ainsi l'utiliser selon vos besoins, voire - tout en respectant la procédure de traitement des données - la présenter à un tiers pour expliquer votre process de traitement des données personnelles.
Supprimer une fiche d'activité
Attention ! une fiche d'activité ne doit pas être supprimée tant que le traitement des données personnelles qui y sont relatives existe encore (y compris lorsque ces données sont archivées)
Il est possible de supprimer une fiche d'activité, mais normalement, cette option est à utiliser avec réflexion, notamment en tenant compte de la nécessaire procédure n'anonymisation puis de suppression des données archivées.
les Actions RGPD
Il est important de garder trace des actions de sensibilisation que vous avez mener auprès de vos services pour les rendre attentifs à la réglementation sur le traitement des données personnelles. C'est l'objet de cette partie du logiciel